Twój przewodnik po raportowaniu TRI: Najlepsze praktyki, których należy zacząć przestrzegać już dziś

15 stycznia 2022 Blog

 

Każdego roku, specjaliści EHS zmagają się z gromadzeniem danych dotyczących emisji z poprzedniego roku, o których dawno zapomnieli i spędzają godziny (które mogłyby być wykorzystane w inny sposób) próbując odzyskać utracone dane w celu złożenia tegorocznego raportu TRI. Jeśli nie prowadziłeś prawidłowo swoich rejestrów przez cały rok, cały czerwiec mógł być zajęty przez cofanie się i próby poskładania w całość danych dotyczących materiałów i odpadów z całego roku.

A po zakończeniu raportowania TRI, każdego roku specjaliści EHS przyrzekają sobie, że w przyszłym roku zrobią coś innego. Czy złożyłeś sobie podobną obietnicę w tym roku?

W tym krótkim artykule przedstawimy najlepszy sposób na dotrzymanie tej obietnicy i uniknięcie stresu związanego z raportowaniem TRI w przyszłym roku, dzięki wskazówkom i najlepszym praktykom, które usprawnią raportowanie TRI.

Podstawy TRI: Co to jest i kto składa raporty?

Inwentarz Uwalniania Substancji Toksycznych jest bazą danych EPA, która zawiera informacje na temat uwolnień toksycznych substancji chemicznych z zakładów przemysłowych w całych Stanach Zjednoczonych. Baza ta obejmuje ponad 680 toksycznych chemikaliów z ponad 20 000 zakładów. Dane o uwolnieniach toksycznych chemikaliów w przemyśle i działaniach związanych z gospodarką odpadami zapewniają przejrzystość dla agencji rządowych, organizacji pozarządowych i ogółu społeczeństwa.

Jesteś zobowiązany do raportowania, jeśli jesteś źródłem emisji, które spełnia wszystkie trzy z następujących kryteriów:

1. Twój zakład zatrudnia 10 lub więcej pełnoetatowych pracowników lub 20,000 roboczogodzin zgodnie z definicją EPA.

2. Państwa zakład posiada kod Północnoamerykańskiego Systemu Klasyfikacji Przemysłu (NAICS), który podlega wymogom raportowania TRI EPA. W celu uzyskania pełną listę kodów NAICS wymaganych do składania raportów TRI, sprawdź tę stronę.

3. Wytwarzasz, przetwarzasz lub stosujesz więcej niż następujące ilości progowe:

dla nie-PBT chemikaliów:

  • 25 000 funtów wytworzonych; lub

  • 25 000 funtów przetworzonych; lub

  • 10 000 funtów użytych w inny sposób.

Dla PBT chemikaliów PBT:

  • 10 lub 100 funtów w zależności od substancji chemicznej; lub

  • 0,1 grama dioksyn lub związków dioksynopodobnych.

Jeśli Twój zakład spełnia powyższe kryteria, powinieneś był złożyć raport TRI do 1 lipca tego roku. Należy pamiętać, że nawet jeśli zakład nie spełnił powyższych kryteriów w tym roku, nadal istnieje możliwość, że jego działalność w tym roku wzrośnie i będzie musiał złożyć raport. Dobrym pomysłem jest coroczne potwierdzanie swoich wymagań w zakresie raportowania TRI, zamiast przyjmowania założeń.

Przegląd raportowania TRI

Proces raportowania TRI polega obecnie na składaniu raportów o emisjach za pomocą internetowego narzędzia raportowania, TRI-MEweb, opracowanego przez EPA. Każda uwolniona substancja chemiczna jest zgłaszana na stronie TRI-MEweb poprzez wypełnienie Formularza A lub Formularza R; zakłady określają, który formularz należy zastosować, postępując zgodnie z wytycznymi EPA znajdującymi się na stronie Formularze i instrukcje dotyczące sprawozdawczości w ramach wykazu uwalniania toksycznych związków chemicznych. Aby uzyskać szczegółowe informacje, należy przeczytać Sekcję B na stronie 9.

TRI-MEweb jest stosunkowo prostym narzędziem sprawozdawczym. Jest to jednak również tylko narzędzie sprawozdawcze. Nie wykona on za Ciebie skomplikowanych obliczeń emisji ani nie dostarczy informacji na temat zarządzania BHP w Twoim zakładzie. Przyjmuje on jednak sformatowane dane wejściowe z innych systemów raportowania, więc jeśli szukasz szybszego sposobu na wypełnianie raportów TRI i i uzyskać wgląd w swoje działania, należy rozważyć platformę oprogramowania do raportowania EHS.

Oprócz raportowania każdej substancji chemicznej na TRI-MEweb, musisz również przedstawić praktyki redukcji źródeł i zapobiegania zanieczyszczeniom. Są to kroki, które planujesz podjąć, aby zmniejszyć wpływ swojej działalności, w tym zmniejszenie ilości uwolnionych zanieczyszczeń lub wszelkie praktyki, które zmniejszają zagrożenia dla zdrowia publicznego i środowiska.

Niektóre przykłady działań związanych z redukcją źródeł to poprawa harmonogramów konserwacji, wprowadzenie lepszych procedur etykietowania, instalacja systemów odzyskiwania oparów i wiele innych. Obszerną listę działań związanych z redukcją źródeł można zobaczyć w kodach działań EPA (kody W) w następującej sekcji jak zgłosić plany redukcji źródeł.

Jak zgłosić redukcję u źródła

Zgłaszanie praktyk redukcji do TRI to proces składający się z trzech kroków:

1. Określenie, czy dany zakład wdrożył jakiekolwiek nowe działania w zakresie redukcji źródeł w roku sprawozdawczym.

2. Wybrać wszystkie odpowiednie kody działań związanych z redukcją źródeł (W-kody) z listy EPA:

  • Dobre procedury operacyjne (np. ulepszony harmonogram konserwacji)

  • Kontrola zapasów (np. ustanowienie lepszych procedur etykietowania)

  • Zapobieganie rozlewom i wyciekom (np. ulepszone urządzenia do płukania)

  • Modyfikacje surowców (np. zwiększenie czystości)

  • Modyfikacje procesu (np. wprowadzenie recyrkulacji w procesie)

  • Czyszczenie i odtłuszczanie (np. ulepszone urządzenia płuczące)

  • Przygotowanie i wykańczanie powierzchni (np. ulepszone techniki aplikacji)

  • Modyfikacje produktu (np. zmodyfikowane opakowanie)

3. Wybierz wszystkie odpowiednie kody metod redukcji źródeł kody metod redukcji źródeł (znane również jako kody T) z poniższej listy. Kody T wskazują wewnętrzne i/lub zewnętrzne metody, których użyłeś do zidentyfikowania możliwości wdrożenia działań związanych z redukcją źródeł.

  • Wewnętrzny audyt P2

  • Zewnętrzny audyt P2

  • Audyt bilansu materiałowego

  • Partycypacyjne zarządzanie zespołem

  • Rekomendacja pracowników

  • Program pomocy technicznej rządu stanowego

  • Program pomocy technicznej rządu federalnego

  • Trogram pomocy dla stowarzyszeń handlowych

  • Pomoc sprzedawców

Najlepsze praktyki w zakresie raportowania TRI

Bez względu na to, jak doświadczeni są Państwo w zakresie raportowania TRI, zawsze istnieje możliwość wprowadzenia ulepszeń. Po dwóch dekadach bliskiej współpracy z kierownikami ds. BHP przy wypełnianiu raportów TRI (od czasów, gdy jedyną metodą raportowania były kopie papierowe, po dzisiejsze zaawansowane narzędzia do raportowania elektronicznego), poznaliśmy kilka najważniejszych najlepszych praktyk, które uchronią Cię przed migreną spowodowaną przez TRI.

Znormalizowane prowadzenie dokumentacji

Podstawą łatwego składania raportów TRI jest posiadanie dobrych, czystych danych, które będą dostępne w razie potrzeby. Należy prowadzić i utrzymywać rejestry EHS dotyczące emisji i zużycia materiałów w sposób regularny - najlepiej co najmniej raz w miesiącujeśli nie częściej. Oczywiście, zbieranie dobrych danych nie pomoże, jeśli nie będą one przechowywane w sposób ustandaryzowany i zorganizowany. Zalecamy scentralizowaną bazę danych, która ma jasną logikę co do miejsca przechowywania danych: w ten sposób każdy z Twojego zespołu może zbierać dane, a Ty nadal będziesz wiedział dokładnie, gdzie je znaleźć. Posiadanie zaawansowanych funkcji wyszukiwania i ścieżek audytu będzie również pomocne w śledzeniu, kiedy i skąd pochodzą dane.

Automatyzacja i wbudowane kalkulacje

Bez względu na to, jak sumiennie Ty i Twój zespół podchodzicie do obliczeń emisji, wykonywanie ich ręcznie dla każdej substancji chemicznej do raportu TRI jest niemal gwarantowane, że wystąpi niewielki błąd w obliczeniach.

Dlatego kolejną najlepszą praktyką jest zautomatyzowanie obliczeń emisji w jak największym stopniu. W ten sposób można polegać na właściwych wynikach, a ponadto zajmie to mniej czasu. W zależności od rodzaju bazy danych, której używasz do przechowywania danych chemicznych, masz kilka opcji. Popularnym wyborem dla użytkowników arkuszy kalkulacyjnych jest budowanie własnych formuł do automatycznego obliczania emisji - w niektórych przypadkach sprawdza się to w przypadku małej bazy danych, ale po roku lub dwóch od umieszczenia danych w arkuszu kalkulacyjnym większość menedżerów EHS stwierdza, że ich wyniki zaczynają być zakłócane przez drobne błędy we wprowadzaniu danych, które stają się niemożliwe do znalezienia.

Bardziej długoterminową opcją jest użycie platformy raportującej, która ma wbudowane niezbędne obliczenia TRI. Można albo podłączyć własne dane do oprogramowania, albo, jeszcze lepiej, zlecić oprogramowaniu zarządzanie danymi i ich przetwarzanie, a z drugiej strony uzyskać wiarygodne wyniki emisji.

Ponieważ TRI-MEweb akceptuje dane wejściowe z narzędzi sprawozdawczych innych firm, nie powinieneś się wahać przed wdrożeniem narzędzia do raportowania TRI, jeśli poświęcasz więcej niż kilka godzin na roczne raportowanie TRI. Agencja Ochrony Środowiska chętnie zaakceptuje dokładniejsze dane, a Ty zaoszczędzisz znaczną ilość czasu i pieniędzy na corocznym sporządzaniu raportu TRI.

Zapisywanie danych historycznych, niezależnie od statusu raportowania

Wszystkie obliczenia emisji, które zostały wykonane w danym roku, nawet jeśli nie byłeś zobowiązany do raportowaniapowinny zostać zapisane i przechowywane w dostępnym miejscu, gdzie zespół EHS będzie miał do nich dostęp na żądanie. Te dane historyczne są niezbędne, niezależnie od tego czy je złożyłeś czy nie.

Częstym błędem popełnianym przez wiele firm jest założenie, że skoro nie muszą raportować w tym roku, to nie ma powodu do przechowywania zapisów, które posłużyły do określenia, czy były powyżej czy poniżej progów wyzwalających. Niestety, audytor środowiskowy będzie oczekiwał tych zapisów, więc jeśli ich nie posiadasz, będziesz musiał albo powtórzyć całą pracę, narazić się na wysokie grzywny, albo nawet zostaniesz podejrzany o niezłożenie raportów TRI, kiedy powinieneś był je złożyć. Powinieneś również przechowywać kopie każdego potwierdzenia odbioru, które dostarcza TRI-MEweb.

Przechowywanie historycznych danych TRI nie tylko chroni Twoją firmę w przypadku audytów, ale również odgrywa istotną rolę w cyklu ciągłego doskonalenia Twojej firmy. Możliwość porównywania i zestawiania danych TRI z roku na rok będzie jedną z najlepszych metod śledzenia rozwoju firmy i sprawdzania, czy działania w zakresie ograniczania źródeł zanieczyszczeń przynoszą efekty.

Postępuj zgodnie z tymi prostymi, najlepszymi praktykami, a Twój następny raport TRI będzie bardziej dokładny, zajmie mniej czasu i będzie bardziej przydatny dla rozwoju Twojej firmy.

 

Więcej na: http://chemicznasubstancja.pl