Jak rozpoznać, czy zarządzanie środowiskiem trwa zbyt długo?

Zarządzanie środowiskiem może być pracą 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu - Twój wpływ na środowisko nie ma przerwy tylko dlatego, że ustała działalność, a ilość danych i ich gromadzenie, które muszą być zebrane pomiędzy raportami jest ogromna. Zanim jeden raport jest gotowy, pojawia się nowa fala danych do opracowania. To jak uwięzienie w kole chomika: biegniesz tak szybko, jak tylko możesz i tak naprawdę nigdzie nie docierasz. To właśnie tutaj automatyzacja zarządzania środowiskiem może zaoszczędzić Ci sporo czasu.

Czy codzienne zarządzanie środowiskiem pochłania zbyt wiele Twojego czasu? Czy jesteś w stanie nadać priorytety strategicznym celom swojej organizacji, czy też są one poza zasięgiem z powodu złodziei czasu EHS?

Ten artykuł został napisany, aby pomóc profesjonalistom, którzy chcą wiedzieć, czy ich zarządzanie środowiskowe jest na równi z innymi, czy też zajmuje zbyt dużo czasu.

Samoocena zarządzania środowiskowego

Pierwszym krokiem w zarządzaniu jakimkolwiek procesem jest zmierzenie aktualnego stanu rzeczy. Chcesz być w stanie określić ilościowo pracę związaną z zarządzaniem środowiskowym w kategoriach roboczogodzin. Dla każdej osoby w zespole zacznij od śledzenia, ile godzin w miesiącu poświęcasz na te zadania związane z zarządzaniem środowiskiem:

• Obliczanie emisji na podstawie wskaźników emisji i formuł arkusza kalkulacyjnego.
• Zarządzanie ewidencją zapasów substancji chemicznych.
• Pisanie dziennych lub miesięcznych raportów.
• Wpisywanie danych z kart charakterystyki substancji niebezpiecznych do arkuszy kalkulacyjnych.

Te zadania to dobre ogólne zadania typu parasolowego, które obejmują wiele mniejszych zadań w waszym zakładzie. Możesz drążyć w dół i uzyskać bardziej szczegółowe informacje, ale powyższe stanowią solidny punkt wyjścia - po zapoznaniu się z tymi danymi możesz uzyskać więcej informacji dostosowanych do własnych, unikalnych zadań organizacyjnych. Ogólnie rzecz biorąc, większość pracy związanej z zarządzaniem danymi EHS należy do jednej z tych kategorii.

Po uzyskaniu tych liczb śledzonych przez miesiąc lub dwa, następnym krokiem jest skorelowanie, ile z tych godzin bezpośrednio przyczynia się do realizacji jednego ze strategicznych celów doskonalenia wydziału (Kategoria 1) w porównaniu z ogólnym utrzymaniem danych środowiskowych (Kategoria 2). Zrób bilans obu tych czynności i spójrz na stosunek czasu poświęconego na poszczególne kategorie. Czy większość pracy, którą wykonałeś, pomogła w osiągnięciu celów, czy też dotyczyła utrzymania zgodności z przepisami? W idealnej sytuacji, organizacja w fazie wzrostu będzie spędzać więcej godzin w Kategorii 1 niż w Kategorii 2.

Ostatnim krokiem jest obliczenie przybliżonych kosztów (lub uszczegółowienie, jeśli masz pod ręką dane dotyczące wynagrodzeń i subskrypcji narzędzi) dla każdej kategorii. Można to uprościć do godzin przepracowanych w każdej kategorii X średnia płaca za godzinę w twoim dziale EHS. Wkrótce przekonasz się, czy wydajesz więcej na pracę nad danymi niż na zadania związane z rozwojem.

Brudna prawda o zarządzaniu środowiskowym

Oto brudna prawda o zarządzaniu środowiskiem... wiele z tych danych to po prostu zmarnowany czas. Niektórzy specjaliści ds. ochrony środowiska nie chcą tego przyznać, ale jest wiele czasu i pieniędzy wrzuconych w pułapkę przenoszenia danych z jednego miejsca w drugie.

Godziny spędzone na przepisywaniu danych z jednego źródła do drugiego (np. kopiowanie danych z kart charakterystyki substancji niebezpiecznych lub kopiowanie zapisów z zakupów do bazy danych wykazu chemikaliów) nie przyczyniają się do poprawy sytuacji i nie są efektywnym wykorzystaniem czasu. To, co na pozór wydaje się być wydajną pracą, jest wilkiem w owczej skórze - Twój czas jest Ci kradziony. Nieefektywnie wykorzystany czas to numer jeden wśród wydatków działu EHS.

Nie chodzi o to, że Państwa zespół EHS nie wykonuje swojej pracy - chodzi o to, że czas poświęcony na ręczne zarządzanie dużymi danymi (dane to ogromne ilości, takie jak zbiory danych wytwarzane każdego dnia w zakładzie produkcyjnym) nie może być proporcjonalny do zwrotu z inwestycji.

Ręczne zarządzanie danymi środowiskowymi może oznaczać, że obliczenia emisji lub przepisywanie danych SDS może zajmować godziny, każdego dnia. Tak, wszystkie te zadania muszą być wykonywane w ciągu dnia, ale celem końcowym jest dostarczenie danych tam, gdzie powinny się znaleźć, a nie sposób, w jaki się tam znajdą. Dlatego właśnie automatyzacja danych środowiskowych staje się coraz ważniejsza dla przemysłu produkcyjnego.

Automatyzacja zarządzania środowiskowego polega na przeniesieniu zadań kategorii 2, które zajmują czas, ale nie przyczyniają się do realizacji celów biznesowych, do systemu, który szybciej zakończy zarządzanie danymi przy użyciu silników logicznych, QAQA danych EHS oraz push/pull z innych baz danych. Kiedy dane są już w postaci cyfrowej, znacznie szybciej i bardziej opłacalnie jest wdrożyć zautomatyzowane narzędzie do zarządzania EHS, aby zredukować lub wyeliminować ręczne wprowadzanie danych i zbieranie danych EHS.

Automatyzacja EHS: Pracuj mądrzej, nie ciężej

Jako specjaliści od danych, jesteśmy wielkimi zwolennikami automatyzacji zarządzania środowiskiem, gdziekolwiek i kiedykolwiek jest to możliwe. Automatyzacja danych środowiskowych nie zastępuje personelu EH&S, ale po prostu rozszerza jego możliwości zarządzania danymi EHS do konkurencyjnego poziomu. Chodzi o dostarczenie potrzebnych informacji w najbardziej efektywny sposób i przeniesienie punktu ciężkości na to, co się robi z danymi, a nie jak się je uzyskuje. Dla niektórych firm jest to radykalna zmiana sposobu myślenia, ponieważ utknęły one w rozwiązywaniu problemów dotyczących tego, jak, a nie dlaczego.

Oto niektóre z najbardziej popularnych sposobów wdrażania automatyzacji zarządzania środowiskiem, ale poniższa lista nie jest bynajmniej wyczerpująca:

• Stworzenie wspólnego portalu dla dostawców w celu automatycznego przeniesienia danych chemicznych do Twojej ewidencji. Jeśli Twój dostawca zapewnia cyfrowy format dla zakupionych materiałów lub udostępnia zaktualizowane karty charakterystyki substancji niebezpiecznych, możliwe jest nauczenie programu odczytywania tych danych i automatycznego QAQC i przenoszenia odpowiednich danych.
• Podłączenie systemu Ciągłego Monitorowania Emisji (CEMS) do zautomatyzowanego systemu, który może odczytywać dane wyjściowe CMS, aby wywoływać alarmy, działania następcze i wypychanie danych. Dane mogą być nawet filtrowane za pomocą wbudowanej logiki w celu podkreślenia konkretnych punktów danych (takich jak przekroczone wartości progowe), aby jeszcze bardziej ułatwić pracownikom działu BHP zauważenie i zareagowanie na dane. CEMS może być jednym z najlepszych narzędzi do zarządzania środowiskiem, pozwalając specjalistom na uzyskanie wszystkich potrzebnych danych, jednocześnie uwalniając ich czas na rzeczywiste wykorzystanie tych danych. Czasami potrzebne są dane przekazywane z minuty na minutę (np. podczas awarii), ale nie ma możliwości, aby człowiek zdobył te dane i zastosował je do rozwiązania. I tu właśnie wkracza automatyzacja.
• Większość danych produkcyjnych i użytkowych, które generujesz w swoich procesach, będzie musiała być wykorzystana w więcej niż jednym miejscu. Na przykład dane dotyczące zużycia produktu będą prawdopodobnie wykorzystywane w wielu raportach w ciągu roku, zarówno wewnętrznych, jak i dotyczących zgodności z przepisami - zamiast ręcznie wprowadzać te dane wiele razy, nauczenie komputera, aby znał każde miejsce, w którym dana wartość jest wykorzystywana, pozwala na natychmiastowe zebranie danych i wprowadzenie ich do dowolnego pola lub obliczenia, w którym są potrzebne.

Wydajność działu EHS

Automatyzacja zarządzania środowiskiem to nie tylko szybsze działanie; to przede wszystkim umożliwienie przeszkolonym specjalistom ds. środowiska wykorzystania ich wiedzy, a nie umiejętności wprowadzania danych. Wysoko wydajny dział BHP może skupić się na celach zrównoważonego rozwoju, redukcji kosztów, zapobieganiu incydentom i ochronie zgodności, ale tylko wtedy, gdy nie utknie w chomiczym kole danych.

ROI Państwa zespołu EHS jest bezpośrednio skorelowany z proporcją ich pracy związanej z rozwojem, a nie z pracą nad danymi.

Jednym z głównych powodów, dla których firmy nie inwestują w oszczędzające pieniądze projekty zrównoważonego rozwoju, takie jak energia odnawialna, jest brak wolnego czasu na prowadzenie badań, planowanie i wdrażanie wymaganych działań. Jeśli brzmi to znajomo, rozwiązaniem Twojego problemu może być usprawnienie procesów zarządzania danymi środowiskowymi, a nie powiększanie zespołu BHP i Ochrony Środowiska.

Słyszałeś mantrę "pracuj mądrzej, nie ciężej"... cóż, automatyzacja jest najlepszym wyrazem tej filozofii w pracy.

Odpowiedź

Na początku tego artykułu postawiliśmy pytanie: skąd wiesz, że zarządzanie środowiskiem trwa zbyt długo? Przeprowadzając samoocenę zarządzania środowiskowego i bezstronnie przyglądając się temu, w jaki sposób spędzasz czas, powinieneś zacząć dysponować danymi potrzebnymi do podjęcia samodzielnej decyzji.

Czy Państwa zespół EHS może obecnie wykonać wszystkie swoje zadania związane z danymi i zgodnością i czy pozostaje wystarczająco dużo czasu na realizację celów rozwojowych? Czy koszt funkcjonowania Państwa zespołu EHS jest proporcjonalny do wyników końcowych, które osiąga?

Obecnie większość zespołów EHS ma problemy z nadążeniem za wszystkimi wymaganymi zadaniami raportowania i zarządzania danymi środowiskowymi, które mają na co dzień. Ale nie wynika to z braku dobrej, uczciwej pracy; w przeważającej większości przypadków jest to spowodowane brakiem odpowiednich systemów i wsparcia. Z tego powodu organizacje coraz częściej polegają na automatyzacji, aby zapewnić niezbędne wsparcie, które pozwoli działom EHS dobrze prosperować.

Zdobądź więcej danych - dowiedz się więcej

Informacja to potęga, a im więcej wiesz o narzędziach zarządzania środowiskowego, tym lepiej przygotowany może być Twój zespół EH&S. Kliknij poniższy przycisk, aby pobrać krótki przewodnik na temat automatyzacji danych środowiskowych i dowiedzieć się więcej o sposobach automatyzacji zarządzania środowiskowego, aby chronić swój czas.